Backoffice (m/w/d) in einer Performance-Marketing-Agentur

Black Monk GmbH

Backoffice (m/w/d) in einer Performance-Marketing-Agentur

in Munich

Du möchtest in einem dynamischen und kreativen Umfeld arbeiten? Dann werde Teil unserer wachsenden Performance-Marketing-Agentur! Wir sind spezialisiert auf innovative digitale Lösungen im Bereich Leadgenerierung und Recruiting. Unser Ziel ist es, unseren Kunden maßgeschneiderte Strategien zu bieten, die Resultate liefern.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und zuverlässige Backoffice-Kraft, die unsere täglichen Abläufe effizient und strukturiert gestaltet.

Aufgaben

Deine Aufgaben:

Office-Management & Organisation:

• Kalender- und Terminmanagement: Koordination von Meetings, Reisebuchungen und Reservierungen.
• E-Mail-Management: Wichtige E-Mails vorsortieren, filtern und ggfs. beantworten.
• Dokumentenverwaltung: Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente (digital und physisch).
• Organisatorische Anrufe: Kontakt mit Dienstleistern, Kunden oder anderen Ansprechpartnern.
• Besorgungen & Botengänge: Einkäufe erledigen, Pakete entgegennehmen, zur Post bringen oder Rücksendungen managen.

Finanzen & Buchhaltung:

• Rechnungsstellung und -prüfung: Erstellung und Versand von Rechnungen an Kunden sowie Bearbeitung von Lieferantenrechnungen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Belege und Rechnungen organisieren und an die Buchhaltung/Steuerberater weiterleiten.

Personalwesen:

• Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung: Tracking von Arbeitszeiten und Abwesenheiten sowie Urlaubsplanung.
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter: Vorbereitung von Verträgen, Organisation von Schulungen und Bereitstellung von Arbeitsmaterialien.
• Interne Kommunikation: Unterstützung bei Updates und Organisation von Teammeetings.

Kundenkommunikation & -support:

• Erster Ansprechpartner für Kunden: Annahme von Anrufen und E-Mails sowie Bearbeitung einfacher Anfragen.
• Kundenstammdatenpflege: Verwaltung der Datenbank und Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen und Angeboten.
• Bewerbernachverfolgung: Tägliches Nachfassen bei Bewerbern, um den Bewerbungsprozess zu beschleunigen.

Projektmanagement & Marketing-Support:

• Unterstützung bei der Aufgabenverteilung, Deadline-Überwachung und Projektdokumentation.
• Erstellung von Berichten und Übersichten für die Geschäftsleitung (Projektstatus, KPIs).
• Marketing-Unterstützung: Verwaltung von E-Mail-Marketing-Listen und Versand von Newslettern sowie physische Direktmailings.

Qualifikation

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
• Erfahrung in Backoffice-Tätigkeiten, idealerweise in einer Agentur oder im digitalen Umfeld
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook) oder der Google Suite
• Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigeninitiative und Selbstständigkeit
• Kommunikationsstärke, freundliches Auftreten und Teamfähigkeit
• Serviceorientierte Einstellung und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen

Benefits

Was wir bieten:

• Modernes Büro im Herzen von München am Deutschen Museum
• Hybrides Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten und Home-Office-Optionen
• Neueste technische Ausstattung (Apple oder Microsoft), auch zur privaten Nutzung
• Zuschuss zu Mittagessen & Fitnessstudio (Wellpass)
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Regelmäßige Teamevents und eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem dynamischen Team

Klingt spannend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Schick uns deine Unterlagen und werde Teil unseres innovativen Teams, um gemeinsam die Zukunft des digitalen Marketings zu gestalten.